Onlangs werd er een nieuwe schuur bij mij in de achtertuin geplaatst. Mijn oude vertrouwde schuur met overkapping was compleet vernietigd door een omgevallen boom. Een nieuwe schuur, precies zoals ik had, dat wilde ik graag terug zien. Vanaf het afgesproken moment begonnen de werklui mijn oude schuur af te breken om zo plaats te maken voor de nieuwe schuur. We hadden alles goed doorgenomen, echter wat voor mij logisch was, was voor de schuurbouwer niet altijd logisch, zo bleek tijdens de bouw.
De schuur zal wel iets hoger worden, vertelde men mij, want dat zijn de standaard maten. Een wand wat niet doorgetrokken was tot de nok? Worden er wel 2 kozijnen, met verdeelvakken geplaatst. Ohw je wilt niet ‘gewoon’ een raam zonder verdeelvlakken. De deur wil niet volledig open? Mijn afvoerpijp is ‘plotseling’ weg, door wie en wanneer wordt dit opgelost? Ik had een dakgoot met allemaal mooie houtbewerking er aan, nu zou er een plastic goot komen. Ja mevrouw zoals u dat wilt kost ons te veel tijd. En nu dan? Hoe lossen we dit op, want een plastic goot wil ik niet. De bouw van de schuur inclusief fotomateriaal, afmetingen en planning was goed doorgenomen. De credo van het bedrijf: ‘sterk in maatwerk’ had ik inmiddels mijn vraagtekens bij.
Mijn verwachtingen kwamen niet overeen met wat men in eerste instantie uitvoerde. Dit geeft vragen en stress. Een schuur bouwen of een meeting organiseren, beide vraagt dat je in de voorbereidende fase goed moet achterhalen en doorvragen, tot in de details, wat de opdrachtgever voor ogen heeft.
Consternatie en ergernis tijdens een meerdaagse meeting, dat is niet wat je wilt. Bij het organiseren van een event wil je dat alles tijdens de dag/dagen perfect gaat verlopen.
Zaken als:
Tijdens de events dag heb je een draaiboek voor handen en wil je geen stress of ineens bedenken dat je de badges vergeten bent te laten maken.
Een goede gezamenlijke voorbereiding kost tijd, echter door een goede analyse, afstemming en alle noodzakelijke informatie stapsgewijs door te nemen én correct vast te leggen voorkom je ergernis en stress. Jij kan dan, als opdrachtgever, voor 100% relaxt genieten van een event waar gasten, medewerkers of relaties ontzettend blij van worden.
