Persoonlijk Assistent Lector NHL Stenden & Alfa College

Voor een uniek samenwerkingsproject van NHL Stenden & Alfa College mocht ik aanhaken op moment dat het einde in zicht was. Het was alsof ik aansloot in de eindfase van een marathon, waar nog even flink ‘gesprint’ moest worden. Er was (bijna) een einde gekomen aan een 12 jarig onderzoeksperiode bij het Lectoraat Duurzame innovatie in de regionale kenniseconomie op het terrein van Zorg & Techniek en Vrije tijd.

In no-time moest ik mij inlezen, zelfstandig wegwijs worden binnen het Lectoraat en de vele wetenschappelijke onderzoek projecten. Binnen het Lectoraat werd ik de Persoonlijke Assistent van de lector en ging helpen met de organisatie van een (online) congres waar ook de lector afscheid nam.

Het was een plezierige uitdaging die de gehele periode erg onder druk stond. Er was intensief overleg met diverse partijen om alles goed voor te bereiden, af te stemmen en bovenal mee te helpen aan een geweldig afsluitende congres met afscheid voor de lector. De uitdaging lag voor mij om snel inzichtelijk te krijgen welke projecten er geweest waren, procedures, administratieve processen en welke ondersteunende zaken snel en vakkundig opgepakt moesten worden. Tevens uitzoeken op welke wijze agendabeheer en afstemming efficiënt was.  Dagelijkse frequente afstemming m.b.t. het congres over inhoud, programma, taken, nieuwsbrieven en uiteindelijk de beslissing niet fysiek maar een online congres.

Voor het congres was ik degene die alle informatie verzamelde, in overleg met de convenor (eindverantwoordelijke) en lector. Had hierbij afstemming en overleg met communicatie, grafisch vormgeving, vertegenwoordiger digitale congresruimte, kenniskringleden, wetenschappelijk onderzoekers en de sprekers van het congres.

We hebben een draaiboek gemaakt van voorbereiding, actiepunten, projectplanning, draaiboek invulling programma onderdelen, filmpjes werden vooraf opgenomen, sprekers moesten vooraf informatie hebben, detaildraaiboek en een precieze technische check, want alles moet perfect verlopen. Een online congres is niet zomaar even in elkaar gezet over elk programma onderdeel moest extra goed nagedacht worden en online overleg. Zaken als hoe kunnen we interactie krijgen, welke informatie willen we delen, welke herkenbare achtergrond gebruiken we, hoe gaat de digitale ontvangstruimte er uit zien, de lobby en de mogelijkheden van diverse online zalen.

Een, online, samenwerking met een intensieve voorbereiding wat resulteerde in een fantastisch resultaat!