Management assistent / projectmedewerker

Als management assistent extramurale zorg bood ik hulp aan teams in Noord Nederland en Zeeland bij complexe planningen, multi-disciplinaire afspraken en het up-to-date houden van de digitale zorgdossiers. Daarnaast ondersteuning bij facilitaire zaken en het management. 

In de regio Zeeland was er binnen het secretariaat en de zorgteams een grote werkachterstand, hectiek en stress bij de medewerkers. Als professional organizer hielp ik hen om weer overzicht, structuur en rust te krijgen. 

Opdracht:

• achterstand van werkzaamheden oplossen
• zorgen dat de secretaresses weer overzicht verkrijgen in hun werkzaamheden
• structuur komt in de werkprocessen
• secretaresses die pro-actief en zelfstandig werken
• borging van de werkzaamheden

Onvoldoende tijd voor inwerken, processen leren kennen, ontbreken van de benodigde (complexe) vakkennis & de complexe zorg registratie zijn onder meer een paar zaken waardoor secretaresses grip op de werkzaamheden kunnen verliezen. Daar bovenop langdurig ziekte wat uitmondde in: chaos, hectiek, verwarring, onduidelijkheden en bovendien stress.

Indien er (nog) niet voldoende kennis en inzicht in de structuur en de werkprocessen van de organisatie aanwezig is de ervaring dat er op iedere binnenkomende vraag ad-hoc op wordt gereageerd. Of mogelijk helemaal niet wordt gereageerd omdat niet duidelijk is welke actie er verwacht word en/of hoe deze uit te voeren. Een situatie waarbij teamleden steeds vaker met uitroeptekens, herhaal vragen of helemaal niet meer met vragen komen en acties zelf proberen op te lossen. Met als gevolg verwarring, boosheid en frustratie.

In tijden van chaos / crisis help ik teams graag om eerst weer overzicht te verkrijgen. Dit gebeurt onder meer door:  

1. Analyseren van de problemen d.m.v. leen werken. 
2. Acties op hoofdlijnen in kaart brengen.
3. Duidelijke hoofd- en sub actiepunten met deadlines beheren.

Binnen deze opdracht was het belangrijk dat de secretaresses inzicht verkrijgen in de (verwachte) rollen en taken binnen het secretariaat. Vervolgens in overleg met de teamleider er naar toe werken dat de secretaresses deze rollen en taken, in en met hun team, zelfstandig uitvoeren.  

 De processen binnen de afdeling en afdeling overstijgend in kaart brengen en uitzoeken wat goed loopt of wat verbetert moet worden. In samenwerking met het team de processen beschrijven en vastleggen in bruikbare (standaard) werkdocumenten. Via een nieuw overdrachtsdocument is er voor gezorgd dat er in geval van (langdurige) afwezigheid taken binnen het secretariaat overgenomen kunnen worden.