Meer informatie over ons privacybeleid.
Privacybeleid
Als management assistent extramurale zorg help ik teams in Noord Nederland en Zeeland bij complexe planningen, multi-disciplinaire afspraken en het up-to-date houden van de digitale zorgdossiers. Daarnaast ondersteuning bieden bij facilitaire zaken en het management.
In de regio Zeeland was er binnen het secretariaat en de zorgteams grote werkachterstand, hectiek en stress bij de medewerkers. Als professional organizer help ik hen graag om weer overzicht, structuur en rust te krijgen.
Opdracht is ondermeer:
Onvoldoende inwerkmogelijkheid, tijdgebrek, ontbreken van de benodigde (complexe) vakkennis & zorg registratie zijn onder meer een paar zaken waardoor secretaresses grip op de werkzaamheden kunnen verliezen. Daardoor is de kans aanwezig dat er chaos, hectiek, verwarring, onduidelijkheden en bovendien stress ontstaat. Indien er (nog) niet voldoende kennis en inzicht in de structuur en de werkprocessen van de organisatie aanwezig is zal er veelal op iedere binnenkomende vraag ad-hoc op worden gereageerd. Of mogelijk helemaal niet worden gereageerd omdat niet duidelijk is welke actie er verwacht word en/of hoe deze uit te voeren. Een situatie waarbij teamleden steeds vaker met uitroeptekens, herhaal vragen of helemaal niet meer met vragen komen en deze acties zelf proberen op te lossen. Verwarring, boosheid, frustratie alom.
In tijden van chaos / crisis help ik teams graag om eerst weer overzicht te verkrijgen. Dit gebeurt onder meer door acties op hoofdlijnen uit te zetten, analyseren van de problemen en duidelijke actiepunten met deadlines beheren.
Binnen de regio Zeeland is het belangrijk dat de secretaresses inzicht verkrijgen in de (verwachte) rollen en taken binnen het secretariaat. Vervolgens er naar toe werken dat de secretaresses deze rollen en taken, in en met hun team, zelfstandig kunnen uitvoeren.
Door middel van lean leren werken, continu analyseren en verbeteren van processen, om verspilling te elimineren. Dat kan gaan om nieuwe processen, maar ook om processen die al vele jaren uit ‘gewoonte’ zo draaien. Grote afdelingsoverstijgende processen, maar ook om iets heel kleins als het bestellen van bloemen.
In samenwerking met het team processen beschrijven en vastleggen in bruikbare (standaard) werkdocumenten. Uiteindelijk zal een bruikbaar overdrachtsdocument zorgen dat er in geval van (langdurige) afwezigheid taken binnen het secretariaat overgenomen kunnen worden.